¿Planificas tus reuniones?
Planificar una reunión no es fácil, pero se deben planificar para poder gestionarlas bien y no perder el tiempo, debes tener en cuenta que las reuniones que no se planifican no se optimizará su rendimiento.
¿Por qué debemos preparar la reunión de trabajo?
Preparar una reunión es indispensable para optimizar el tiempo y conseguir el mejor rendimiento de esta. Ten en cuenta que cuando una reunión no se prepara se puede alargar más de la cuenta o perder tiempo con aspectos que no son necesarios tratar en la misma.
Por esta razón, antes de empezar una reunión debes prepararla y de esta forma conseguirás optimizar el rendimiento de la misma.
¿Qué debemos tener en cuenta para preparar la reunión de trabajo?
A la hora de planificar una reunión debes tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Convocar solamente a las personas necesarias que vayan a participar en dicha reunión, no es necesario que participe todo el equipo.
- Elegir un espacio adecuado para celebrar la reunión.
- Respetar la puntualidad, y respetar el tiempo que invertirán todas las personas en la misma.
- Tratar los puntos más importantes para poder ayudar a todo el equipo, buscando optimizar el tiempo y el rendimiento.
- Escuchar las opiniones de todo el equipo y resolver las dudas que surjan, si es posible en el momento de la reunión. De lo contrario, las dudas se deberán resolver lo más pronto posible.
- Sintetizar las conclusiones que se hayan comentado en dicha reunión y documentarla para que todo el equipo pueda acceder al acta de la misma.
Estos aspectos es necesario tenerlos en cuenta para poder planificar la reunión.
¿Cómo debes planificarte para poder gestionar bien la reunión?
Después de haber conocido los aspectos que debes tener en cuenta para planificar dicha reunión, puedes ver cómo organizarla:
- Primero, definir los objetivos de cada punto que se va a tratar en la reunión, para poder analizar si se ha cumplido este o no.
- Segundo, planificar e informar los motivos de la reunión con antelación para que el equipo pueda organizarse.
- Tercero, si en dicha reunión surgen inconvenientes o preguntas que no se pueden resolver en ese momento, se deberán resolver lo más rápido posible.
- Cuarto, si surge algún punto que es importante tratar en la reunión se decidirá si tratarlo en la misma o posponerlo para la siguiente.
Teniendo en cuenta estos factores podrás preparar las reuniones para optimizar el tiempo y el rendimiento de estas.
Conclusión
Recuerda: Una reunión mal planificada perjudicará al rendimiento de todo el equipo, por lo que debes planificarla con los aspectos que has aprendido en este post.
¡Ponte en marcha ya!
Y si tienes cualquier duda, puedes contactar con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte.
