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Pautas para preparar el contenido de una videoconferencia

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¿Cómo comunicar a través de una pantalla? (Vol. II)

Tras el artículo anterior, en el que tratamos como prepararnos para una videoconferencia haciendo referencia al entorno, ahora, en este post, abordamos como preparar su contenido.

Conoce a los participantes

Dispón de la lista de todos los intervinientes a la reunión: Nombres, cargos y responsabilidades en la empresa.

Cómo ser el perfecto anfitrión en la videoconferencia

Si eres el responsable de la convocatoria, propón el orden del día. Si procede, déjalo abierto para que los componentes de la reunión añadan los temas que quieran tratar, da un tiempo para la respuesta. Explica cómo va a ser la dinámica de la reunión, para ello:

 

  • Incorpora la posibilidad de que se preparen presentaciones mediante diapositivas, para lo cual tienes dos opciones:
  1. Solicita que te las envíen antes de la reunión, con antelación suficiente para que solo se trabaje con una única presentación, que manejarás tú en el caso que seas el convocante.
  2. Solicita que cada participante tenga preparada su presentación en el momento de su intervención, para que la comparta mientras expone.

 

  • Indica los tiempos de intervención de cada asistente. Deja previsto un tiempo determinado tras la intervención de cada uno, para posibles aportaciones o replicas.

 

  • Nombra un moderador (avísale antes para contar con su colaboración), que además controle el tiempo de intervención y , que avise cinco minutos antes de que la presentación del ponente vaya a finalizar. Tienes la opción de utilizar un reloj en pantalla y prescindir del moderador. Decide lo que te resulte más cómodo, pero la figura del controlador suele ser más eficaz.

 

  • Solicita que se silencien los micrófonos cuando no se esté interviniendo (haz tú lo mismo). Si eres el anfitrión, es más correcto que lo hagan ellos.

 

  • Incluye como último punto del orden del día un apartado de conclusiones como se recomienda en la tabla:

Cuida el contenido

Importante: Prepárate del mismo modo que lo harías en el caso de que la reunión fuera a ser presencial. Traza un guion de lo que va a ser tu exposición, o la presentación mediante diapositivas que vayas a mostrar. Intenta que tu presentación sea breve, y contenga los datos y contenidos esenciales.

 

Te esperamos en los siguientes posts, donde seguiremos ayudándote a mejorar la Comunicación por videoconferencia.


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