¿Te gustaría mejorar el rendimiento de tu equipo?

¿Te gustaría evitar las pérdidas de tiempo innecesarias que todos sufrimos?

El rendimiento de tu equipo está totalmente relacionado con el tiempo que se invierte en diferentes tareas, y en muchas ocasiones perdemos demasiado tiempo en realizar reuniones y eso afecta a este rendimiento.

Para poder mejorar el rendimiento de tu equipo debes aprender a delegar y dar prioridad a diferentes tareas, de lo contrario sería imposible que mejores este rendimiento, y tu empresa podría estar destinada al fracaso.

¿Qué es más importante las reuniones o la eficacia del equipo?

Realmente lo más importante es la eficacia del equipo, ya que como podremos ver a veces tenemos reuniones que son innecesarias, y estas afectan al rendimiento de todo el equipo. Por esta razón queremos ayudarte a mejorar el rendimiento de tu equipo.

¿Cómo podemos mejorar la eficacia de nuestro equipo?

Lo primero que debes tener en cuenta para mejorar esta eficacia es reducir los obstáculos que puedan surgir en el día a día, porque estos causan un gran impacto en la producción de los diferentes trabajos. Según la anatomía del trabajo, los empleados dedican una gran parte del tiempo a las tareas menos importantes (60%) y el 27% lo dedican a tareas cualificadas del trabajo. Si consigues mejorar la eficacia de tu equipo, estarás recuperando este tiempo tan necesario para poder concentrarte en el trabajo que es importante.

¿Qué pasos debo seguir para mejorar la eficacia de mi equipo?

Siguiendo estos pasos podrás potenciarla:

Elimina las reuniones innecesarias:

Dave Barry (un impresario importante en EE. UU.) decía que, si tuviéramos que identificar con una sola palabra, la razón por la cual nunca conseguiremos alcanzar el máximo potencial del ser humano, esta sería “reuniones”.

En el trabajo podemos ver muchas reuniones de ámbitos diferentes (teletrabajando, en la oficina, entre los responsables, con el director, etc.). Una de las formas más eficaces de conseguir mejorar el rendimiento de tu equipo es reducir las reuniones innecesarias.

Cuando planificamos una reunión sin agenda o sin tener los objetivos claros, la reunión es innecesaria. Además, estas reuniones deberían tener un tiempo límite (30 minutos como máximo). De lo contrario, consumirían gran parte de la eficacia de tu equipo, y no conseguirías que el rendimiento fuera óptimo.

Para no dejar de lado el contacto con el equipo, aunque omitas las reuniones innecesarias, te proponemos diferentes alternativas:

• Realizar informes de actualización del proyecto.
• Compartir un tablero virtual para aportar ideas.
• Compartir el contexto de forma asincrónica, es decir, de forma telemática, con una pizarra o de alguna forma que pueda acceder todo el equipo y pueda variarlo.

Aumenta la eficacia de tu equipo:

Algunas reuniones son necesarias y en estas pueden salir ideas excelentes para llevar a cabo el trabajo. Siempre que quieras hacer una reunión planifícala para que sea más productiva, práctica y eficaz:

1. 1. Crea y comparte una agenda antes de la reunión. De esta forma todos sabrán los temas que se van a hablar, y podrán aportar alguna idea antes de que comience la reunión.
   2. Alinea las convenciones acerca de las reuniones. Concreta las reglas que se deben llevar a cabo en la reunión, por ejemplo, si se puede llevar el teléfono móvil a la reunión, si se debe llevar el ordenador, etc.
   3. Toma notas que se transformen en acciones concretas. Designa una persona que tome notas de la reunión, y después esta deberá mandar las notas a todo el equipo. De esta forma podrás hacer las ideas realidad.
   4. Recaba información de los comentarios para aumentar la productividad. La persona encargada de tomar apuntes deberá apuntar también estos comentarios para hacerlo realidad.

Prioriza el trabajo en función de los resultados clave:

En una jornada laboral tu equipo puede tener que finalizar diversas tareas de diferentes proyectos. Puede que todas parezcan importante y urgentes.

Debes pensar que proyectos son más importantes que otros, y centrarte en esos a priori. Tus objetivos a corto plazo brindan una base sólida para los objetivos a largo plazo, como una hoja de ruta o lanzamiento del producto.

Conecta estos objetivos de la empresa con los objetivos de todo el equipo, de esta forma todos trabajarán cooperando y podrán mejorar su rendimiento.

Elimina, posterga, delega o reduce el trabajo con más baja prioridad:

En algunas ocasiones puede que tu equipo tenga demasiadas tareas que hacer. Por esta razón, debes crear un sistema para poder priorizar las tareas.

Gestionando bien los recursos podrás crear un clima laboral positivo y que todos trabajen mejor.

Para poder priorizar las tareas debes tener en cuenta lo siguiente:

• Si un aspecto del proyecto no es compatible con el objetivo de la empresa: elimínalo.
• Si existe un proyecto más urgente que tiene un gran impacto en los objetivos del equipo, realiza dicha tarea y posterga las demás, que son menos importantes.
• Si se asignaron dos tareas de la misma importancia a una persona, delega una de las tareas a otro miembro del equipo que tenga más disponibilidad.
• Si hay una tarea que no se puede postergar, eliminar ni delegar, encuentra la forma de reducir el tiempo necesario para finalizarla.

Aprovecha las fortalezas de tu equipo a la hora de asignar el trabajo:

Recuerda que todas las personas son diferentes, con lo cual, deberás conocer los puntos fuertes y débiles de tu equipo, y utilizarlos para llevar a cabo diferentes tareas.

Saber las habilidades y debilidades que tiene tu equipo te ayudará a potenciar su rendimiento.

Establece el trabajo de tu equipo antes de comenzar:

Planifica todos los objetivos del equipo para poder organizar bien todas las tareas. Definir estos objetivos de cada proyecto te ayudará a conseguir el logro de este proyecto.

1. 1. Elementos esenciales para planificar un proyecto desde 0:
      1. Objetivos: SMART.
      2. Métricas de éxito.
      3. Participantes y sus roles.
      4. Presupuesto.
      5. Logros y entregables.
      6. Cronogramas y programas.

Fomenta la colaboración entre los diferentes departamentos y logra un trabajo eficaz:

Debes tener en cuenta que los diferentes equipos de tu empresa deben cooperar, y tú eres el responsable de que estos cooperen, de esta forma podrás mejorar el rendimiento de todo el equipo y conseguir los objetivos propuestos.

Disponer de herramientas de gestión del trabajo como un CRM puede aumentar la visibilidad del equipo, y podrás dividir las tareas del equipo y los objetivos específicos entre todo tu equipo. Al compartir todo el proyecto y sus fases podrás mejorar el rendimiento del equipo.

Promueve días enteros sin reuniones:

Recuerda que las reuniones continuas son innecesarias, fija un día para hacer las reuniones necesarias. Los demás días tu equipo podrá mejorar su concentración, productividad y eficacia. Porque no tendrá que hacer esas reuniones que cortan el ritmo del trabajo.

Establece canales de comunicación y la finalidad de cada canal:

No todos los canales sirven para comunicar cualquier aspecto del proyecto, si usas muchas herramientas para comunicar puede que haya información que se pierda. Debes tener en cuenta que los emails no siempre se leen a tiempo, por lo que debes analizar los diferentes canales que utilizarás para comunicar diferentes aspectos del proyecto.

1. 1. Comunicación con proveedores y clientes: email.
   2. Comunicación entre el equipo: ¿Whats App u otra aplicación?
   3. Comunicación urgente: ¿Whats App, llamada u otra aplicación?

Cada empresa deberá tener claros sus canales de comunicación, y recuerda siempre que la información que se facilite en la llamada se debe transcribir. De lo contrario esta se perdería.

¡Hora de ponerse en marcha!

Ahora ha llegado el momento de poner en marcha estos aspectos, y así podrás mejorar la eficacia y productividad del equipo.

Si después de leer este post estás pensando en mejorar el liderazgo de tu empresa, puedes contactar con nosotros, estaremos encantados de ayudarte.

Autor: Rafeta Pallarés.