Gestión del tiempo.

La organización vence al tiempo (Juan Domingo Perón).

¿Qué es el método GTD?

El tiempo es uno de los bienes más preciados de los que disponemos nosotros, porque es un bien que no puede regenerarse o producirse.

El método GTD (Getting Things Done) es un método de gestión del tiempo que elaboró David Allen.

Este método se basa en la liberación del pensamiento, esto quiere decir que las personas no tienen que darle vueltas a las tareas que tienen pendientes. Deberán concentrarse en las tareas que están realizando, y así, conseguirán ser más eficaces.

En la sociedad que vivimos, una actividad muy normal que suelen hacer todos los profesionales es ocupar todo el día con muchas tareas, siendo muy importantes todas. Sobre todo, los autónomos, porque necesitan realizar diferentes tareas para seguir facturando.

Este error muy común en la sociedad española nos limita, para poder ser productivos… porque no conseguimos acabar todas las tareas en un día y se acumulan para el día siguiente. Por esta razón, la productividad nunca es la más eficiente, porque siempre existen tareas pendientes. Pero este problema se puede solucionar, porque el método GTD supone un cambio en la forma de organizarse el trabajo, para conseguir que al final de la jornada las tareas más importantes estén realizadas, y podamos conseguir ser más eficientes.

Fases.

El método GTD se divide en 4 fases:

Recopilar.

En este paso lo fundamental en localizar todas las tareas que tenemos pendientes, todas aquellas que necesitamos realizar algún tipo de seguimiento (citas, emails, tareas…).

Cuando tengamos todas estas tareas recopiladas, las registraremos en un mismo sitio, este lugar Allen lo denomina “cubo”.

Debemos registrarlas todas en el mismo lugar, podemos utilizar aplicación, una agenda, el correo electrónico… pero debe estar todo registrado en el mismo lugar, porque así nos aseguraremos de no olvidarnos de nada, y podremos liberar nuestra mente.

Nosotros recomendamos utilizar un CRM como Hubspot, una hoja de Excel o el calendario de Google para poder organizar las tareas. Porque a parte de organizar nuestras tareas, podremos conocer las tareas que tiene que realizar nuestro equipo.

Procesar.

Establecer un orden.

• Empezar siempre por la primera tarea.
• No realizar dos tareas al mismo tiempo, únicamente una.
• No devolver tareas al “cubo”, cuando empieces una tarea se deberá terminar.
• Cuando una tarea requiere una determinada acción para ser realizada:
  • Si puede realizarla en menos de dos minutos, adelante.
  • Cuando la tarea no te corresponde, delega.
  • Si no puedes completarla en este momento, posponla.
• Cuando una tarea no requiere de una acción determinada:
  • Archívalo como referencia.
  • Deséchalo si no es procedente.
  • Posponla si no puedes llevarla a cabo en este momento.

Organizar.

Debemos ordenar las tareas dependiendo de la importancia que tengan. Allen sugiere varias listas donde poder organizarlas:

• • • Acciones próximas.
    • En espera.
    • Quizá.
    • Nosotros incluimos dos más:
      • Tareas de seguimiento.
      • Los proyectos podríamos diferenciarlos a corto plazo o largo plazo.

Revisar.

Mínimo una vez al día se deben revisar estas listas, y se puede variar su orden, si estas tareas han sufrido alguna variación. Además, mínimo una vez a la semana se deberían revisar las tareas pendientes, para comprobar si la importancia de estas tareas ha aumentado, y se deben finalizar, o siguen estando pendientes.

Conclusión.

El último paso y más importante para la organización es “hacer”. No serviría de nada gestionarnos el tiempo de una forma productiva, si no hacemos las tareas que tenemos marcadas. Por otra parte, la gestión del tiempo no debería ocuparte mucho tiempo. En un principio, te costará un poco más, pero cuando lo hayas conseguido interiorizar, será una tarea rápida y sencilla.

Gestionar el tiempo no es una tarea fácil, pero se pueden encontrar muchísimas aplicaciones que pueden ayudar a conseguirlo.

Si necesitas ayuda para encontrar estas aplicaciones o gestionar tu tiempo, no dudes en contactar con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte.

Autor: Rafa Pallarés Marco.