¿Cómo es la comunicación delante de la pantalla?
En estos tiempos que estamos viviendo, con la enfermedad del COVID-19, muchas reuniones importantes pasan de ser presenciales a realizarlas por videoconferencia, y la comunicación delante de la pantalla es relevante.
En anteriores posts, hicimos propuestas para comunicar mejor a través de una videoconferencia.
Repasamos 5 aspectos, para poder transmitir de forma correcta toda la información durante la reunión. Finalizaremos el post con una forma de aplicar lo aprendido.
¿Qué transmitimos a través de una pantalla?
En la comunicación a través de la pantalla se pueden perder muchas facetas del lenguaje, por esta razón debemos entrenar sus tres tipos, para transmitir el mensaje correctamente.
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Lenguaje verbal:
Es lo que transmitimos a través de un mensaje escrito o de forma oral.
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Lenguaje no verbal:
Son todos los mensajes que transmitimos a través de nuestro cuerpo. En una videollamada se pierden muchos matices, algunos gestos que no vemos, la posición de las piernas, hasta parte de nuestro estado de ánimo… pero mucho cuidado, porque perder dichos matices, hace que otros se pronuncien más, como por ejemplo la expresión facial, nuestra mirada, la posición de nuestro cuerpo, etc.
Es muy fácil que nos relajemos delante de la pantalla y que parte del mensaje se pierda provocando así mismo la perdida de interés por el interlocutor, interés que muchas veces es difícil de recuperar.
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El lenguaje paraverbal:
Es la forma de transmitir el mensaje, el ritmo, la entonación, la vocalización… En una videoconferencia es crucial prestar una atención especial a la entonación y la vocalización.
El secreto para transmitir de una forma correcta, para que el receptor comprenda bien el mensaje, es poner énfasis en la entonación y la vocalización. Si conseguimos marcar bien la vocalización, nos haremos entender mucho mejor y mantener la atención de nuestro receptor.
¡No te preocupes si piensas que estás exagerando, solo te estás haciendo entender!
¿Cómo tienen que ser los mensajes?
Los mensajes que transmitimos deben ser comprensibles para nuestro receptor, debemos conocerlo para adaptar aquello que queremos transmitir y hacernos entender, si no se comprende el mensaje lógicamente se puede perder la atención.
MUY IMPORTANTE, en la transmisión de los mensajes, NUNCA será responsabilidad del receptor que sea entendido el mensaje, en la mayor parte de los casos será responsable el emisor que no se habrá adaptado a su capacidad de comprensión.
En alguna ocasión, podemos pensar que es más importante utilizar tecnicismos porque demuestra nuestra profesionalidad, y todo nuestro conocimiento, pero esto no es así.
Cuidado con el uso de tecnicismos, puede causar un efecto totalmente contrario al esperado; cuando creemos que estamos enriqueciendo el mensaje, lo que estamos es entorpeciendo su comprensión si el receptor no es un especialista relacionado con dichos tecnicismos. Utilicemos mensajes cortos, claros y concisos.
¿Cómo podemos preparar una videoconferencia?
Para preparar una videoconferencia de una forma correcta, debemos pensar en dos aspectos:
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Entorno:
El entorno de la conferencia debe ser un lugar donde nos sintamos cómodos, sin que aparezcan objetos personales que puedan distraer la atención.
Cuando elijamos una aplicación para realizar la videoconferencia, debemos estar seguros de conocerla perfectamente, y si no la hemos podido elegir nosotros, es imprescindible poder practicar con ella antes de abordar la videoconferencia.
Podríamos seguir hablando del tipo de luz, donde dirigir la vista u otros aspectos importantes… al finalizar este post mostraremos el modo conocer todos los que intervienen entrenarlos.
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Contenido:
Es importante preparar el guion con los contenidos y los tiempos de intervención estimados Es recomendable, enviar el orden del día previamente consensuado con el interlocutor.
Para preparar este guion, si no conocemos bien a nuestro interlocutor
podemos hacer una búsqueda biográfica e informarnos de con quien hablaremos; preparar todos los aspectos de los cuales vamos a tratar en la reunión; establecer un tiempo determinado; preparar recursos para mantener la atención de nuestro receptor, por ejemplo, con una presentación, alguna muestra de producto etc, y poner aprueba la aplicación antes de empezar la reunión.
¿Cuál es el mejor consejo para preparar la videoconferencia?
Después de haber conocido los tipos de lenguaje que utilizamos en la videoconferencia, cómo debería ser nuestro mensaje y cómo preparar una videoconferencia… llega el consejo más esperado para intentar que la reunión se realice de una forma correcta.
PREPARAR, PREPARAR Y PREPARAR: cuando creas que tienes todo preparado, que ya está todo perfecto y que va salir de una forma correcta… sigue preparándolo.
Cuantas más veces lo prepares, mejor irá esta reunión, porque más seguro estarás.
¿Qué hacer si falla la comunicación?
Por último… ¿Qué podríamos hacer si nos falla la comunicación o la aplicación después de haber preparado todo?
Para prevenir que no sea un problema, el fallo de la aplicación o la comunicación, debemos estar preparados, para ello:
- Dispondremos de un protocolo de “emergencia” para resolver con el receptor el error de la aplicación y solucionarlo rápido.
- Preparar una lista de aplicaciones para poder utilizar, si la utilizada no funciona.
- Disponer de unos auriculares diferentes, por si fallasen los nuestros.
Estos cinco grandes aspectos que hemos podido abordar en este post, son imprescindibles para poder preparar una videoconferencia, y que la comunicación delante de la pantalla sea efectiva.
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