Manual de funciones
¿Qué es un manual de funciones?
El manual de funciones es un documento formal, que las empresas elaboran para redactar los diferentes puestos de trabajo de la organización, y se utilizará como guía para todos los trabajadores.
El manual se realiza mediante el estudio de los diferentes puestos de trabajo, para llevar a cabo la organización de los trabajadores.
¿Para qué sirve un manual de funciones?
El manual de funciones ayuda a la empresa con diferentes aspectos:
- Documenta los distintos puestos de trabajo de la organización, realizando una descripción de todo el sistema de la empresa.
- Establece o completa el organigrama de la empresa.
- Facilita el control y la mejora de los sistemas de producción y gestión de servicios, estableciendo una base adecuada para la consecución de los objetivos.
- Desarrolla las valoraciones de los diferentes puestos de trabajo, de forma personalizada. De esta forma, se puede aplicar los incentivos, si la política retributiva de la empresa lo permite.
- Integra las competenciales profesionales necesarias para realizar el buen desempeño de cada puesto.
- Define las áreas de resultados. Realizando la evaluación del rendimiento de los trabajadores, mediante sistemas validados y fiables.
- Analiza las funciones de cada puesto de trabajo, evitando que se realice un duplicado de actividades, funciones, responsabilidades, tareas…
- Ayuda con la elaboración de planes de formación y desarrollo de los procesos de selección de personas. Al aportar un conocimiento exhaustivo de los distintos puestos de trabajo y las exigencias de este.
- Por último, facilita la función de prevenir los riesgos laborales.
¿Cómo se hace un manual de funciones?
El manual de funciones lo podemos redactar en varias fases:
1. Reunión con la dirección general.
En la reunión con la dirección general de la empresa se valora las necesidades que tengan, para poder ayudarles a través del manual de funciones. Por ejemplo, una necesidad que se encuentra en muchas empresas es evitar duplicar las tareas.
Además, en esta reunión se debe conocer la misión, visión y los valores de la empresa, porque es necesario utilizar el mismo mensaje con todos los trabajadores. De lo contrario, podría causar conflicto o malentendidos.
Por otra parte, se solicita realizar una reunión con los responsables y empleados de cada departamento, para poder conocer la empresa y las tareas que desempeñan en cada departamento.
2. Reunión con los responsables.
Después de la reunión con la dirección general, se debe realizar una reunión con los responsables para conocer las necesidades de cada departamento. Recordando siempre utilizar el mismo mensaje.
Una necesidad que se puede encontrar en cada departamento es mejorar la comunicación, a parte de no repetir las tareas. Cómo realizar un plan de comunicación interna se estudiará en otro post, pero con el manual de funciones se puede ayudar a resolver parte de este problema.
El manual de funciones ayuda a incrementar el rendimiento de cada departamento, porque todos los trabajadores conocerán que tareas deben realizar y los pasos para realizarlas.
3. Reunión con empleados de base de la compañía.
La reunión con los empleados de base de la compañía ayudara a conocer la empresa, porque cada uno contara las tareas que realiza, y de esta forma se puede ayudar a la empresa con la organización de todos los trabajadores.
4. Redacción de la versión 1.
Una vez realizada las reuniones con todos los componentes de la empresa, se procede a redactar la primera versión del manual de funciones. Donde se organiza todos los departamentos de la empresa.
5. Revisión con la dirección general de la empresa, la versión 1.
Cuando se haya redactado la primera versión, se debe revisar con la dirección general de la empresa. En esta revisión se analiza si se solucionan las necesidades de la empresa, en cuanto a la gestión del equipo, o si se necesita realizar algún cambio.
Es imprescindible realizar esta revisión para poder seguir con el proceso, y realizar los cambios pertinentes en el manual de funciones. Una vez la dirección general haya aceptado el manual de funciones, puede seguir la siguiente fase.
6. Revisión con los responsables, versión 2.
La revisión del manual de funciones con los responsables es imprescindible para conocer si hace falta realizar algún cambio, que no haya solicitado la dirección general.
Se debe realizar esta segunda revisión, para poder ayudar a todos los departamentos de la empresa, y de esta forma, incrementaremos el rendimiento de los trabajadores.
Cuando se hayan realizado los cambios pertinentes, y se haya aceptado la versión presente. Se seguirá con el proceso.
7. Aceptación del manual de funciones por parte del equipo directivo.
Cuando se haya aceptado el manual de funciones por parte de todo el equipo directivo, se presentará a todos los empleados de la empresa. Es imprescindible que todos los empleados conozcan el manual, porque posiblemente existan cambios en sus tareas y se deben realizar.
El manual siempre busca la consecución de los objetivos de la empresa, buscando hacer las tareas de una forma más efectiva y consiguiendo que la empresa sea más rentable.
8. Implantación.
El último paso, y el más importante, es la implementación del manual. En este momento llega la hora de poner el manual de funciones en marcha.
Esta fase puede durar unos meses, porque en este momento se puede realizar varios cambios o ajustes, para que se ajuste perfectamente a las necesidades de la empresa.
El manual de funciones no es inamovible, siempre se pueden realizar cambios, conforme la empresa vaya desarrollando sus tareas.
Conclusión
El manual de funciones ayuda a organizar toda la plantilla de la empresa, de esta forma se pueden conseguir la consecución de los objetivos y que la empresa sea más efectiva.
Si después de leer este artículo estás pensando que quieres hacer un manual de funciones y no sabes cómo, no dudes en contactarnos. Estaremos encantados de ayudarte.
Autor del artículo: Rafa Pallarés.
