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10 Consejos para una comunicación eficaz en videoconferencias

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¿Cómo comunicar a través de una pantalla?

En este momento, más que nunca, tenemos que aprender a comunicar detrás de una pantalla, por videoconferencia. Cuando se trata de videoconferencias de negocios, es importante tener en cuenta unas bases esenciales que ayuden a que el mensaje llegue al interlocutor adecuadamente.

Recuerda que el éxito de una reunión por videoconferencia estará en: preparar, preparar y preparar y cuando la tengas preparada, volver a preparar.

La preparación de la videoconferencia la abordaremos en dos bloques:

Bloque I, preparación de la vídeo conferencia:
1.- Preparación del entorno antes de comenzar.
2.- Preparación del contenido antes de comenzar.

Bloque II, abordamos de la videoconferencia:
3.- Transcurso de la videoconferencia y cierre

Preparación del entorno antes de comenzar.

Para este primer post, os dejamos unos consejos enfocados en la preparación del entorno antes de comenzar una videoconferencia de negocios. Estamos seguros de que si los aplicáis en vuestras videoconferencias, conseguiréis un mejor resultado. Sin más dilación, vamos con los consejos:

Zoom, Hangouts, FaceTime, Skype…

Selecciona una aplicación con la que te sientas cómodo, y sea la más adecuada si vas a compartir documentos. Familiarízate con ella y domínala, haz algún ensayo de cámara y audio. Si te tienes que adaptarte a la aplicación que utiliza tu interlocutor, el procedimiento es el mismo. En cualquier caso, evita que la aplicación que utilices sea un obstáculo más que un vehículo.

Crea tu propio espacio

Cuida la iluminación. No debes tener detrás de ti una fuente de luz, quedarás al contra luz y no se verá tu cara. Ilumina el rostro, de una forma equilibrada por ambos lados.

1, 2, 3, probando, probando

El sonido: Utiliza un micrófono, no es necesario que lo compres, es suficiente con el que lleva incorporado unos pequeños auriculares, mejorarás mucho el sonido. Si utilizas el micrófono del equipo, se oirá con eco y se percibe peor el mensaje.

Siéntete cómodo

Utiliza una vestimenta casual, no utilices atuendos con rayas o cuadros que puedan vibrar detrás de la cámara; dependiendo de la resolución de la cámara puede provocar el llamado efecto Moire, se trata una sensación visual que hace un efecto de movimiento del tejido. Cuida tu aspecto como si la entrevista fuera personal, incluso si tienes costumbre de perfumarte, hazlo, te sentirás mejor. Si el fondo desde donde vas a realizar la vídeo conferencia es blanco, no utilices una camisa/blusa blanca, no se distinguirá bien tu silueta, se confundirá con el fondo.

Fuera distracciones

Elimina de la vista todo aquello que pueda despistar al interlocutor y que no quieras mostrar, no pueden estar visibles elementos que sean muy personales.

Cuida el entorno

Colócate preferentemente delante de la una pared blanca sin elementos que despisten la entrevista. Si hay algún cuadro, que la imagen sea completa. Puedes estar delante de una biblioteca, sin elementos que delaten aspectos personales que no quieras mostrar. El que aparezca algún objeto puede humanizar más la reunión, pero siempre guardando las precauciones que indico.

Concéntrate al máximo

Elimina todo aquello que te puede despistar, silencia el teléfono móvil y apártalo de la vista. Advierte que vas a realizar una videoconferencia para que nadie te moleste, quédate en la mesa con aquello que necesitas para abordar la entrevista con tu o tus interlocutores.

No te dejes nada en el tintero

Lleva preparado el guion de la entrevista, muy bien preparado. A continuación, y en siguientes posts, abordaremos la estructura de una vídeo conferencia.

Toma conciencia de lo que estás haciendo

Mira a la cámara, debe estar a la altura de tus ojos. Recuerda que a la otra parte hay una persona o un grupo de personas, que están viendo y escuchando todo lo que haces y dices, es aconsejable silenciar el micrófono cuando no estés hablando. Aunque en un momento dado no participes activamente, estarás escuchando, no te despistes y haz un esfuerzo para no perder la atención. Por supuesto, puedes tomar alguna nota previo aviso, pero que tu interlocutor sepa lo que estás haciendo en todo momento.

Educación ante todo

Saluda y preséntate. Dependiendo de si os conocéis o no, indica tu responsabilidad en tu empresa.

 

Te esperamos en los siguientes posts, donde seguiremos ayudándote a mejorar la Comunicación por videoconferencia.

 


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